|
|
|
|
|
| |
Bukan Sembarang Sekretaris
|
|
| |
Apa yang ada di benak Anda ketika mendengar profesi ‘sekretaris’? Bisa jadi gambarannya begini: seorang wanita berbaju kantor yang rapi, lebih banyak duduk di belakang meja (dan mejanya berada di depan ruangan bosnya). Ia berperan mengurus segala keperluan bosnya, antara lain mengangkat telepon, menyimpan file, dan mengatur jadwal rapat. Jujur saja, banyak orang menganggap pekerjaan ini nggak penting. Padahal, kalau ditinggal sakit sehari saja, kita pasti kalang kabut tidak keruan.
Sejak beberapa tahun terakhir, profesi sekretaris seolah naik pangkat dengan makin terdengarnya sejumlah profesi yang juga mengusung judul ‘sekretaris’. Misalnya, corporate secretary, legal secretary, dan medical secretary. Profesi ini bukan hal baru. Tetapi, ada hubungannya nggak, sih, dengan pekerjaan ‘asli’ sekretaris?
DI GARDA DEPAN
Sylvina Savitri, konsultan dari Experd, menguraikan, kata sekretaris berasal dari kata secret. Artinya, sekretaris adalah orang yang dipercaya untuk menjaga suatu data yang confidential. “Job title yang menggunakan kata ‘secretary’, juga punya atasan langsung seperti ‘sekretaris biasa’. Tetapi, bisa jadi bosnya bukan individu, melainkan tim atau bahkan corporate. Kalau bosnya adalah corporate alias perusahaan, dia harus report kepada board of directors,” katanya, menjelaskan.
Posisinya pun sama, yaitu duduk di garda terdepan. Seorang sekretaris akan mewakili bosnya. Misalnya, yang paling sederhana, kalau ada klien yang ingin bertemu sang bos, sekretarislah yang akan menemuinya pertama kali. Sama dengan corporate secretary (yang di Inggris lebih dikenal sebagai company secretary). Dialah yang akan ‘maju’ terlebih dulu, dealing deNgan perusahaan lain sebagai wakil dari perusahaannya.
Kalau ada berita tidak sedap tentang perusahaan, ia yang akan maju terlebih dahulu untuk menjelaskan kepada publik. Tentunya, setelah ia berdiskusi dengan jajaran direksi. Karena itu, seorang corporate secretary punya tugas mengumpulkan berita dari surat kabar, dan harus segera tanggap jika menemukan berita tentang perusahaan yang berpotensi merugikan.
Legal secretary juga demikian. Dialah yang menyiapkan segala dokumen hukum, misalnya surat pemanggilan atau surat komplain, untuk kemudian dibawa oleh para pengacara ke pengadilan atau untuk rapat dengan klien. Medical secretary? Tugasnya antara lain menyimpan file catatan medis pasien, mengatur jadwal operasi, dan mengurus tagihan pasien.
PUNYA WEWENANG
Lalu, masa, tidak ada bedanya sama sekali? Bedanya, profesi berjudul ‘secretary’ harus mempunyai strategi. Misalnya, untuk menjawab berita tidak sedap tadi, seorang corporate secretary harus memikirkan jalan terbaik, agar jawabannya tidak menjadi bumerang. Jadi, inisiatifnya sangat berperan penting.
“Ia juga lebih punya power untuk memberi advice. Misalnya, jika perusahaannya banyak melakukan kerja sama dengan perusahaan di suatu negara asing, sementara negara tersebut sedang ribut-ribut ada kudeta, ia bisa mengeluarkan travel warning. Tetapi, tentunya perlu ada persetujuan dari corporate,” kata Sylvina, menjelaskan.
Mereka juga dituntut untuk melakukan pekerjaan yang bersifat analisis. Karena itu, seorang legal secretary juga membantu para pengacara melakukan research hukum. Ia bertugas menghadiri suatu pertemuan hukum yang berkaitan dengan perusahaannya, misalnya wawancara dengan klien dan audiensi hukum.
Tak hanya mengatur urutan pasien yang boleh masuk ke ruang dokter, seorang medical secretary juga harus bisa melakukan wawancara secara mendalam dengan calon pasien. Misalnya, secara mendetail ia menanyakan tentang riwayat kesehatan dan asuransi kesehatan yang dimiliki pasien.
Ada satu kehebatan yang dimiliki oleh orang-orang yang berprofesi sebagai ‘secretary’. Hanya mereka yang punya akses ke dalam. Maksudnya, hanya sekretaris yang berani masuk ruangan bos, lalu ‘mengacak-acak’ ruangan untuk mencari file. Dia juga yang berani melakukan screening tamu, siapa yang boleh atau tidak boleh bertemu bosnya. Yang ‘bukan sekretaris biasa’ juga punya akses ke dalam (perusahaan) sekaligus ke luar. Hanya mereka yang bisa mendapatkan akses informasi mendetail tentang suatu kasus atau masalah yang dihadapi perusahaan.
Berkaitan tugasnya untuk menyimpan rahasia, itu berarti semua jabatan ‘secretary’ memegang informasi yang sangat penting. Masih ingat kalimat: information is power? Bayangkan jika para sekretaris ini iseng membocorkan informasi yang harusnya ia simpan.
POSISI LEBIH TINGGI
Ada satu posisi lagi yang lebih sering kita dengar, yaitu general secretary atau sekretaris jenderal (sekjen). Dari badan dunia PBB, kementerian, sampai partai politik, punya seorang sekjen. “Pemimpin departemen dan sekjen tersebut punya kaitan kerja sama yang sangat erat, mulai dari memikirkan strategi kerja, hingga memimpin operasional sehari-hari departemen tersebut. Umumnya, keputusan diambil setelah ada diskusi antara kedua pihak itu,” kata Sylvina, menerangkan.
Ada lagi yang menyandang judul ’secretary’ dan posisinya cukup tinggi, yaitu financial secretary. Jabatan ini biasanya ada di badan pemerintahan atau organisasi yang memiliki aset finansial cukup besar. Ia bertugas untuk meninjau kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan keluar-masuknya ‘harta’ kantor. Sekaligus, ia juga melihat kebijakan yang berhubungan dengan pembelian dan penjualan barang atau jasa oleh perusahaan.
Bagaimana dengan sekretaris negara? Nah, kalau ini posisinya sangat tinggi. Bahkan, ada kata menteri di depannya. Yang menunjuk tentunya presiden. Tugasnya berkaitan dengan administrasi kenegaraan. Di antaranya, menyiapkan naskah pidato dan memberikan dukungan administrasi bagi presiden dan wakil presiden. Ia juga melakukan analisis terhadap UU dan PP, serta memberi pertimbangan kepada sekretaris kabinet dalam menyusun rancangan PP.
Jangan terbalik dengan jabatan secretary of state. Ini bukan sekretaris negara, melainkan terjemahan resmi dari menteri luar negeri. Tugasnya, antara lain membina hubungan dengan negara-negara asing.
Sementara di kedutaan asing, ada posisi berjudul first secretary, second secretary, dan third secretary. Apa lagi itu? Mereka adalah diplomat junior yang pekerjaannya sangat bervariasi, tergantung di departemen mana mereka bekerja. Misalnya, departemen politik, budaya, atau pendidikan. Mereka berperan membantu tugas counselor di departemen tersebut.
Setiap departemen dalam kedutaan memiliki 3 posisi tersebut. Yang paling junior adalah third secretary, yang paling senior adalah first secretary. Karena diplomat, mereka memang bukan orang Indonesia, melainkan ’utusan’ dari negaranya.
Penulis: Veronica Wahyuningkintarsih
[Dari femina 9 / 2010]
|
|
|
