|
|
|
|
|
| |
Mendelegasikan Tugas Secara Elegan
|
|
| |
Setiap orang punya batas kemampuan dalam melakukan pekerjaan. Terlebih bila batas waktu yang diminta saling berdekatan. Di tengah detik-detik genting itulah keputusan melimpahkan sebagian tugas kepada bawahan menjadi jalan pintas, agar pekerjaan bisa selesai pada waktunya.
Namun, banyak atasan yang tidak mendelegasikan tugas secara elegan, dan menganggap pendelegasian sebagai tahap akhir pekerjaan. Setelah melimpahkannya kepada anak buah, urusan langsung dianggap beres. Padahal, pendelegasian baru sebuah tahap awal. Karena, pimpinan tim tetap wajib melakukan pengawasan dan terlibat secara aktif hingga tugas berhasil dieksekusi. Berikut ini beberapa kasus yang umum terjadi di dunia kerja.
KASUS
PENGALIHAN TANPA PENGARAHAN
Sebagai seorang pegawai negeri swasta (PNS), Anda terbiasa bekerja di dalam struktur organisasi yang birokratis. Sehingga, kewenangan Anda dalam menembus rantai organisasi sangat sempit. Padahal, Anda cukup sering kelimpahan tugas, tanpa instruksi yang jelas.
Sebuah proyek penting dengan tenggat yang sangat sempit, hanya dititipkan kepada sekretaris pribadinya untuk Anda kerjakan. Anda pun mengalami kesulitan meminta keterangan, karena sang pimpinan lebih banyak berada di luar kantor untuk keperluan dinas. Ketika Anda berpacu dengan waktu untuk mengerjakan tugas tersebut, Anda justru diomeli, karena dinilai melangkahi, tak meminta persetujuannya dulu. Bagaimana menyikapi pelimpahan tugas semacam ini?
SOLUSI
Pemahaman delegasi yang searah, membuat pimpinan sering kali hanya menyerahkan berkas tanpa ada komunikasi. Padahal, minimnya komunikasi sama saja dengan minimnya informasi. Ini bisa berakibat fatal pada hasil pekerjaan. Agar tidak salah langkah, mau tak mau Anda memang harus meminta arahan langsung darinya. Hindari mengerjakan tugas tanpa terlebih dulu memahami poin-poin apa saja yang diharapkan dari atasan. Tanyakan pula seberapa jauh wewenang Anda untuk melintasi departemen dalam pengerjaan proyek yang dimaksud. Sehingga, Anda bisa mengambil keputusan tanpa sedikit-sedikit meminta persetujuannya.
Jika Anda sudah memiliki bayangan bagaimana harus mengerjakan pekerjaan yang dimaksud, komunikasikan juga hal ini untuk menghindari perbedaan persepsi. Kalaupun ternyata pimpinan Anda sulit ditembus dan tak pernah punya waktu, laporkan kepadanya langkah-langkah yang akan Anda lakukan, dalam bentuk e-mail atau laporan tertulis, yang diserahkan di mejanya. Dengan begitu, Anda sudah menunaikan tanggung jawab dengan menginformasikan kepadanya, apa yang akan Anda kerjakan. Di titik itu, tergantung pada dirinya, seberapa besar rasa tanggung jawab untuk memeriksa laporan Anda dan mengubahnya jika ada kesalahan.
KASUS
DELEGASI BERLEBIHAN
Atasan Anda mempunyai kebiasaan melempar pekerjaan kepada Anda dan anak buah lainnya. Termasuk beberapa proyek penting yang meng-atasnamakan dirinya. Ia tak pernah mau tahu tugas reguler yang sedang Anda kerjakan. “Tugas saya hanya untuk supervisi,” begitu caranya berkelit dari tugas. Hari-harinya diisi dengan jadwal rapat. Sayangnya, hasilnya tak pernah dibagi kepada anggota tim. Yang bikin kesal, begitu proyek yang Anda kerjakan mati-matian akhirnya berhasil dan menuai pujian dari klien, dia yang maju menerima ucapan selamat.
SOLUSI
Jadikan menulis rencana kerja sebagai kebiasaan. Susun tugas berdasarkan prioritas dan buatlah tenggat tersendiri bagi setiap pekerjaan. Sehingga, Anda bisa melihat apakah Anda masih punya ruang untuk menerima pekerjaan lain. Ketika atasan terus memberikan tugas-tugas baru di tengah kesibukan Anda yang padat, jangan ragu untuk memperlihatkan rencana kerja Anda kepadanya. Katakan, bila ia tetap menginginkan Anda melakukan pekerjaan yang diminta, maka ada 2 alternatif yang terjadi. Tugas tersebut memerlukan waktu lebih lama untuk diselesaikan. Atau, bila memang ingin didahulukan, maka atasan harus maklum bila tugas Anda yang lain otomatis mundur dari jadwal.
Laporan kerja Anda juga sebaiknya diserahkan tak hanya pada satu orang, melainkan dua pihak yang langsung berada di atas Anda. Misalkan, pada manager dan juga senior manager. Dengan begitu, ada pihak lain yang mengetahui apa saja yang sesungguhnya sedang Anda lakukan. Hal ini selain menghindari atasan untuk merebut pujian seorang diri, juga menghindari penyalahgunaan wewenang yang berlebihan. Sehingga, bila terjadi konflik akibat kerja tim yang dianggap terlalu lamban, ada bukti tertulis mengenai semua tugas yang sedang dilakukan oleh seluruh anggota tim.
Lagi pula, dengan pelit memuji, sesungguhnya yang akan merugi pimpinan tim itu sendiri. Tanpa adanya apresiasi, sudah barang tentu motivasi kerja makin lama makin menurun dan berujung pada hilangnya pujian akibat hasil yang tidak maksimal.
KASUS
LOW TRUST
Begitu atasan mendelegasikan tugas, maka setiap langkah yang An-da buat tak pernah luput dari pengawasannya. Hampir setiap jam ia akan mendatangi meja Anda, menanyakan progress report dari tugas yang sedang Anda lakukan. Bila perkembangannya dianggap belum cukup, ia langsung panik. Tentu saja hal itu membuat Anda makin tidak tenang bekerja. Setiap pertanyaan yang diajukannya berkesan mencecar dan membuat Anda merasa tidak dipercaya. Sementara, ritme kerjanya yang serba cepat dan ingin menuai hasil instan, membuat Anda stres. Padahal, tugas yang dilimpahkan terhitung tidak mudah, karena melibatkan nilai tender yang besar. Parahnya, kesalahan sekecil apa pun yang Anda buat, mampu mendorongnya mengerjakan ulang semuanya sendiri, tanpa melibatkan Anda sama sekali. Akibat sikapnya yang rendah memberi kepercayaan kepada Anda ini, akan mengikis percaya diri Anda dalam bekerja.
SOLUSI
Berdasarkan teori homeostasis yang menekankan pada prinsip keseimbangan, apa yang dilakukan oleh atasan Anda merupakan usaha untuk membuat dirinya sendiri merasa seimbang. Sifatnya yang senang mengontrol, mendorongnya melakukan berbagai upaya guna mengendalikan situasi. Segala sesuatu harus berjalan sesuai dengan keinginannya. Sehingga, begitu ada sedikit saja yang melenceng, ia cemas dan khawatir. Ia juga tak mau dipersepsi sebagai orang yang memiliki kelemahan. Maka itu, setiap kesalahan tak dapat ditoleransi.
Untuk menghadapi situasi seperti ini, yang pertama perlu dilakukan adalah mencoba memahami dan menerima kecemasan yang tengah dialami oleh atasan. Anggaplah hal ini sebagai tantangan untuk mengerjakan pekerjaan sesuai dengan standar yang diinginkan. Periksa kembali, aspek apa saja dari pekerjaan Anda yang mendapat koreksi. Jadikan sebagai pelajaran untuk tak mengulangi kesalahan yang sama. Tanpa disadari, keterampilan dan kemampuan Anda pun ikut berkembang.
Salah satu hal yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi ke-tegangan akibat dirongrong atasan adalah dengan membuat la-poran secara singkat namun berkala. Jadi, siapkan dan berikanlah informasi pekerjaan Anda seperti yang ia butuhkan, bahkan kalau bisa sebelum diminta. Anda bisa mengetahui aspek apa saja yang ia anggap penting dari pertanyaan yang ia ajukan. Kalau perlu, buatlah sistem yang memudahkan Anda untuk memberikan laporan tersebut, misal lewat e-mail. Sehingga, Anda justru bisa membantu menciptakan suasana yang lebih tenang dalam bekerja.
KASUS
SELALU MELEMPAR KESALAHAN
Pekerjaan yang dilimpahkan kepada Anda ternyata eksekusinya tak sesuai harapan klien. Klien pun meminta pertanggungjawaban dari pihak manajemen. Keluhan ini tentu saja diterima langsung oleh pimpinan sebagai pihak yang dianggap paling bertanggung jawab. Namun, karena pimpinan merasa sudah mengoper pekerjaan kepada orang lain, ia justru lepas tangan dan menuduh Anda sebagai sumber masalahnya. Padahal, Anda merasa sudah mengerjakan sesuai dengan arahan yang diberikannya. Kalau begini, siapa yang sesungguhnya harus memikul kesalahan?
SOLUSI
Secara organisatoris, seharusnya yang memegang tanggung jawab adalah yang menduduki urutan jabatan tertinggi. Namun, pada kenyataannya, komplain tersebut disampaikan juga kepada seluruh tim kerja, yang selanjutnya ikut menerima konsekuensi. Hal ini tak dapat Anda hindari.
Tapi, tindakan lepas tangan, apalagi sampai saling menuding mencari kambing hitam, juga tak dapat dibenarkan. Karena, hasil dari sebuah proyek merupakan kolaborasi seluruh departemen, termasuk yang memimpin departemen tersebut. Kalau hasil akhirnya gagal, berarti sedikit banyak ia juga terkait dengan kegagalan tersebut. Terutama kegagalan ketika melakukan pendelegasian.
Adakan pertemuan khusus yang melibatkan seluruh tim untuk mengevaluasi proses pengerjaan tugas yang dimaksud. Di sini akan terlihat, di bagian mana perlu dilakukan peningkatan efektivitas atau pengembangan keterampilan, misalkan cara berkomunikasi agar lebih jelas.
Hasil evaluasi bisa menyoroti kelemahan dari proses yang terjadi, entah kesalahan komunikasi, keterbatasan kemampuan Anda sebagai karyawan yang ditunjuk, atau keterbatasan waktu untuk mengerjakannya. Sehingga, Anda bisa menemukan solusi untuk mengantisipasi, agar tak mengulangi kesalahan yang sama di masa datang. Pimpinan pun belajar untuk lebih berhati-hati dalam melimpahkan tugas dan memeriksa ulang hasil akhirnya.
Penulis: Niken Wastu Mahestri
[Dari femina 11 / 2008]
|
|
|
